６．情報伝達・共有：情報の伝達・共有がうまくいかない
子ども会の運営をする際に欠かせないのが、情報伝達や共有です。役員同士での連絡や、役員から参加者に向けた情報の周知など、さまざまなシーンで必要になります。
ちりも積もれば山となるように、役員のみなさんの負担になることが多々あります。仕事や家事、子育てなどの合間を縫っておこなう情報伝達や共有の工夫やアイデアなどをいくつか紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
（１）役員同士のやりとりや打合せ
同じ子ども会の役員のなかでも、生活スタイルはそれぞれで、連絡がとれる時間帯や、打合せで集まる日にちなど、調整することが難しい場合も多くあると思います。また、それぞれの得意・不得意を考慮した工夫をしましょう。
①連絡や打合せ
ご近所同士だからこそ、コミュニティセンターや集会所、民間の貸しスペースやカフェで集合したり、たまたま会ったときに調整や相談をしたりすることができます。LINEを活用し、適宜連絡をとることもできます。また、打合せではZoomやLINEミーティングなどのオンラインツールを活用している子ども会もあります。
ただし、それぞれに特徴があります。現在の役員の生活スタイルや得意・不得意に合わせて、連絡手段や打合せの方法を決めるのがオススメです。
対面とオンラインの特徴
| 比較項目 | 対面 | オンライン |
|---|---|---|
| 場所・日程調整 | 全員が集まれる場所であることが必須のため、生活スタイルが異なる役員同士だと、日程調整が難しい場合がある。 | どこからでも参加できるため、日程調整もしやすい。 |
| 記録 | その場で議事録や録音をとり、欠席者へ共有する。 | 画面録画を活用できる。 |
| オンライン操作の知識 | パソコンやオンラインに関する詳しい知識は不要。 | パソコンの所有の有無や、オンラインの得意・不得意の状況で、活用を避けた方がよい場合がある。 |
| 資料の共有 | 印刷する必要がある。 | メールなどでの共有や画面共有で対応できる。 |
| 話しやすさ | 曖昧なこともその場で確認がしやすい。 | ちょっとした会話や確認がしづらい。 |
②議事録や開催記録の保存
LINEの活用
ソコンの得意・不得意にかかわらず利用ができます。また、ノート機能を活用し、行事の種類ごとに書き溜めておいたり、アルバム機能を活用し、これまでの行事の様子を保管しておいたりすると、次期役員の参考となります。
【注意】文字の量が膨大になると、スクロールの回数も多くなり、読むときに苦労する場合があります。
Wordの活用
表や写真も載せながら記録できるため、あとで見返すときに分かりやすいです。スマートフォンでも編集はできますが、パソコンの方が記録はしやすくなるため、パソコン所有をしているかどうかで、役員の分担が必要になる場合もあります。
【ポイント】ファイルの管理は、フォルダを項目ごとに分けるなどルールを決めるのがオススメです。
手書き
パソコンの得意・不得意にかかわらず書き溜めておくことができますが、デジタル機器と比べると、記録するのに時間や労力がかかるので、担当となった役員の負担が大きい可能性があります。
（２）会員への案内
子ども会の会員とのやり取りについて、LINEの機能を活用する子ども会が多いです。匿名で参加できるオープンチャットを作成すると、効率的かつプライバシーにも配慮しながら案内ができます。
また、子ども会に加入する際に、子ども会の意義や必要性、役員・運営のことなどを紹介することで、情報の伝達や役員への理解などを促進することができるかもしれません。